Bộ máy ở 'siêu xã' hơn 150.000 dân ở TP.HCM hoạt động ra sao?

Hết lòng vì công việc

Gần 19h, văn phòng UBND xã Vĩnh Lộc A, huyện Bình Chánh, TP.HCM, vẫn sáng đèn, tiếng con dấu dập xuống mặt giấy đều đặn, nhiều trang hồ sơ vẫn được nhân viên hành chính lật qua lại, kiểm tra kỹ càng. Với chị Nguyễn Thị Như An (37 tuổi) và nhiều đồng nghiệp ở xã Vĩnh Lộc A, một ngày làm việc chưa kết thúc, thậm chí, đây mới chỉ là ca làm việc thứ 3.

Gần 15 năm gắn bó với công tác hành chính chị Nguyễn Thị Như An đã quen với guồng quay công việc. Dù giờ hành chính quy định từ 7h30 đến 17h, nhưng thực tế, mỗi ngày chị thường làm việc đến 12 - 13 tiếng. Không chỉ là trách nhiệm, mà đó còn là tâm huyết của một người công chức luôn hết lòng vì công việc.

Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ của xã, trung bình mỗi ngày có khoảng 200 - 230 hồ sơ cần được xử lý. Cải cách hành chính đang rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục, đồng nghĩa với việc áp lực càng lớn hơn.

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của UBND xã Vĩnh Lộc A, huyện Bình Chánh quen với việc ở lại làm thêm giờ để giải quyết hồ sơ cho người dân.

“Trong giờ hành chính, đôi khi không thể hoàn thành hết hồ sơ, nên chúng tôi phải ở lại làm thêm giờ. Nếu không cố gắng, người dân sẽ phải chờ đợi, mà như vậy thì chúng tôi không đành lòng” , chị An nói.

Công việc nhiều, áp lực lớn, quỹ thời gian dành cho bản thân của chị cũng vì thế mà thu hẹp dần. Những ngày nghỉ phép đếm trên đầu ngón tay, phần lớn chỉ là để lo chuyện gia đình khi thực sự cần thiết.

Chưa lập gia đình, chị An cũng từng tự hỏi liệu có phải do công việc cuốn đi mà mình chưa nghĩ đến chuyện riêng tư hay không. Nhưng với chị, chuyện đó không quá quan trọng.

“ Mỗi người có một lựa chọn riêng. Tôi vẫn đang làm công việc mình yêu thích, vậy là đủ rồi. Vừa phụ trách hộ tịch, vừa xử lý các vấn đề tư pháp, khối lượng công việc đôi khi khiến mình cảm thấy quá tải. Nhưng ai cũng như vậy, nếu một người nghỉ, những người khác cũng khó mà thay thế vì ai cũng có nhiệm vụ riêng. Khi đã dồn hết tâm sức cho công việc, thời gian đâu còn nhiều để nghĩ đến những thứ khác” , chị An bộc bạch.

Chị Nguyễn Thị Như An tiếp nhận, hỗ trợ giải quyết hồ sơ của người dân.

Với chị, công việc hành chính không chỉ là nghề mà còn là trách nhiệm với người dân, với địa phương.

“Nhìn những bộ hồ sơ được xử lý kịp thời, người dân vui vẻ ra về, mình cũng cảm thấy nhẹ nhõm. Công việc có vất vả, nhưng đổi lại là niềm vui khi giúp được ai đó hoàn thành thủ tục nhanh chóng, thuận lợi”, chị An nói.

Ứng dụng công nghệ

TP.HCM có nhiều xã với dân số lên đến hàng trăm nghìn người, tương đương một quận nhỏ hoặc bằng nửa một tỉnh miền núi. Trong đó, xã Vĩnh Lộc A là một điển hình với hơn 153.000 dân, tương đương gần một nửa dân số tỉnh Bắc Kạn (theo Tổng cục Thống kê, ước tính dân số của tỉnh Bắc Kạn năm 2024 là 329.312).

Việc vận hành bộ máy hành chính tại đây là một thách thức lớn, đòi hỏi những giải pháp tổ chức và quản lý đặc biệt.

Trụ sở UBND xã Vĩnh Lộc A, huyện Bình Chánh, TP.HCM.

Mỗi ngày, UBND xã tiếp nhận số lượng lớn hồ sơ hành chính, tập trung vào các lĩnh vực đất đai, xây dựng, hôn nhân gia đình và tư pháp. Đặc biệt, tình trạng mua bán đất không qua công chứng trước đây dẫn đến nhiều tranh chấp, gây áp lực không nhỏ lên chính quyền địa phương trong việc giải quyết khiếu nại.

Với hơn 153.000 nhân khẩu, trong đó phần lớn là dân nhập cư, công tác quản lý tại xã Vĩnh Lộc A gặp nhiều thách thức. Khi có biến động về chính sách, chính quyền phải triển khai tuyên truyền nhanh chóng để người dân kịp thời nắm bắt và thực hiện.

Ngoài ra, việc cắt giảm lao động tại các doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến sự ổn định của địa bàn, khi công nhân phải di chuyển đến nơi khác để tìm việc làm.

Theo ông Phùng Quốc Việt, Chủ tịch UBND xã Vĩnh Lộc A, từ ngày 1/4/2024, xã được tăng thêm 15 biên chế theo Nghị quyết 98, bao gồm 1 Phó Chủ tịch, 5 công chức và 9 người hoạt động không chuyên trách, nâng tổng số biên chế lên 51 người.

Tuy nhiên, xã vẫn còn thiếu 3 biên chế công chức phụ trách tài chính - kế toán, địa chính - xây dựng và đang trong quá trình tuyển dụng.

Chính quyền xã đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả làm việc. Thông qua phần mềm chuyên dụng, các nội dung quan trọng được trao đổi nhanh chóng giữa các phòng, ban chuyên môn của huyện, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian di chuyển.

Ông Phùng Quốc Việt, Chủ tịch UBND xã Vĩnh Lộc A.

“Có những công việc không quá đặc biệt quan trọng, chúng tôi làm việc online qua Zalo, các group, trao đổi và đi đến thống nhất cuối cùng để ra văn bản. Tương tự, có những cuộc họp ở huyện không quá quan trọng, chúng tôi cũng xin phép họp online. Nếu như trước đây, mỗi cuộc họp trực tiếp có thể mất đến 2 tiếng để di chuyển lên UBND huyện Bình Chánh, thì nay, nhờ họp trực tuyến, công việc được xử lý nhanh chóng và linh hoạt hơn", ông Việt nói.

Theo ông, sắp tới, khi chính quyền cấp xã được sắp xếp lại, cùng với lực lượng và cơ sở vật chất bổ sung, xã sẽ vận hành hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, UBND xã chủ động sắp xếp lịch làm việc hợp lý, đảm bảo khi có cuộc họp tại huyện hoặc các phòng ban, các nội dung công việc liên quan được xử lý liên tục trong cùng một buổi, hạn chế tối đa sự gián đoạn. Điều này giúp cán bộ công chức tối ưu thời gian, nâng cao hiệu suất công việc.

Dù khối lượng công việc lớn, ông Việt cùng đội ngũ cán bộ vẫn duy trì lịch làm việc từ sáng sớm để đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân và doanh nghiệp.

Để đáp ứng khối lượng công việc lớn, đảm bảo tiến độ, xã đã triển khai nhiều phương án như: Tổ chức, sắp xếp lại công việc để đảm bảo xử lý hồ sơ hành chính nhanh chóng; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết thủ tục hành chính; tăng cường phối hợp giữa các ngành, đơn vị để đảm bảo công tác điều hành hiệu quả.

Ngoài ra, UBND xã cũng linh hoạt trong việc huy động các lực lượng hỗ trợ, như đoàn thanh niên và các tổ chức chính trị - xã hội, để phân luồng, hướng dẫn người dân khi có tình trạng quá tải tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

"Thời gian qua, xã cũng ký hợp đồng với một số nhân viên thời vụ để hỗ trợ sắp xếp hồ sơ, photo, xác minh... ", ông Việt cho hay.

Xã Vĩnh Lộc A ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết thủ tục hành chính.

UBND xã Vĩnh Lộc A cũng tạo điều kiện để cán bộ, công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn do huyện và các sở, ngành tổ chức. Dù khối lượng công việc lớn, cán bộ xã vẫn ưu tiên trau dồi kiến thức để nâng cao kỹ năng xử lý hồ sơ hành chính.

“Nhờ tiếp xúc thực tế với công việc hàng ngày, nhân viên ở đây có kinh nghiệm giải quyết hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả hơn so với mặt bằng chung. Sự va chạm thực tiễn giúp cán bộ xã rút kinh nghiệm, khắc phục sai sót và nâng cao kỹ năng làm việc, đáp ứng tốt nhu cầu phục vụ người dân”, ông Việt khẳng định.

Người đứng đầu chính quyền xã Vĩnh Lộc A cho rằng, nếu đã chọn làm việc tại địa phương thì phải đặt trách nhiệm phục vụ người dân và cộng đồng doanh nghiệp lên hàng đầu. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian dành cho cá nhân và gia đình sẽ ít đi, thậm chí có phần thiệt thòi.

“Theo quy định, thời gian làm việc hành chính là 8 tiếng, nhưng cán bộ xã ở đây thường phải làm việc nhiều hơn. Họ chịu áp lực trong việc cân bằng các mối quan hệ, gia đình và công việc, đồng thời phải đảm bảo sự hài lòng của người dân cũng như doanh nghiệp. Do khối lượng công việc quá tải trong thời gian ngắn, chất lượng giải quyết công việc đôi khi bị ảnh hưởng", ông Việt chia sẻ.

Để khắc phục những khó khăn này, người lãnh đạo cần truyền cảm hứng, tạo động lực cho đội ngũ cán bộ, đồng thời xây dựng tinh thần đoàn kết. Khi khối lượng công việc tăng cao, cần linh hoạt điều phối nhân sự, hỗ trợ lẫn nhau để đảm bảo giải quyết hiệu quả các vấn đề của địa phương.