Nghỉ dưỡng thì vui rồi, nhưng đặt phòng khách sạn lại lắm rắc rối không ngờ. Có người bị phụ thu thêm cả trăm ngàn chỉ vì đi “dư” một người. Có người thì không được ăn sáng, không có giường phụ, dù đã trả tiền phòng. Tất cả đều bắt nguồn từ một chi tiết tưởng nhỏ mà lại quan trọng: quy định số người tối đa mỗi phòng.
Du khách cần chú ý giới hạn số lượng người phục vụ trong mỗi hạng phòng
Điều này đôi khi khiến nhiều người thắc mắc: vì sao khách sạn lại giới hạn số người ở trong một căn phòng, nhất là khi không gian dường như vẫn đủ rộng để chứa thêm? Thực tế, quy định này được đưa ra không chỉ nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ sự an toàn của chính khách lưu trú.
Mỗi loại phòng có quy định riêng về số lượng người
Khi đặt phòng khách sạn, nhiều người thường chỉ chú ý đến giá phòng và tiện nghi mà bỏ qua phần thông tin về sức chứa tối đa, đây là một chi tiết nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và chi phí phát sinh. Thực tế, mỗi loại phòng đều có quy định riêng về số lượng người lưu trú để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tuân thủ các quy định về an toàn.
Cụ thể, các hạng phòng khách sạn đều có sự khác biệt về số lượng người lưu trú và điều này được quy định theo từng nơi lưu trú nhưng cũng có quy định chung cho các phòng.Ví dụ phòng Tiêu chuẩn (gồm 1 giường đôi hoặc 2 giường đơn) phù hợp cho 2 người lớn và có thể đi kèm 1 - 2 trẻ em dưới 10 - 12 tuổi nếu các bé ngủ chung giường hoặc có thể kê thêm giường phụ.
Trong khi đó, Phòng Gia đình (có thể gồm 2 giường lớn hoặc 1 giường đôi và giường tầng), sức chứa tối đa là 4 người lớn, hoặc 2 người lớn đi cùng 2 trẻ em.
Khi đặt phòng, các thông tin về số người lưu trú được ghi rõ
Đáng chú ý, trẻ em từ 12 tuổi trở lên thường được tính như người lớn trong các chính sách lưu trú, bao gồm cả phần phụ thu giường phụ, suất ăn sáng hoặc vé tham quan đi kèm nếu có. Với các bé từ 6 tuổi, nhiều khách sạn đã bắt đầu tính phụ phí ăn sáng riêng hoặc yêu cầu kê giường phụ bắt buộc nếu phòng đã đủ người lớn.
Hơn nữa, nhiều nơi lưu trú cũng có quy định về lượt dùng bữa sáng. Ví dụ hạng phòng tiêu chuẩn ở tối đa hai người thì sẽ có hai lượt dùng bữa sáng trong ngày. Ngoài ra, một số cơ sở lưu trú còn phát vé dùng bữa cho khách để sử dụng dịch vụ này. Điều đó đồng nghĩa với việc, nếu du khách ở quá số người quy định thì những người không có tên trong danh sách lưu trú chính thức thì sẽ không được phục vụ bữa sáng.
Du khách phải chi trả các phí phụ thu nếu đi "dư" người
Các nền tảng đặt phòng trực tuyến hiện nay như Agoda, Booking, Traveloka hay các web khách sạn nội địa đều ghi rõ số lượng người tối đa và mức phụ thu, nhưng phần lớn du khách chỉ lướt qua hoặc bỏ qua thông tin này vì nghĩ rằng “ở thêm chút xíu chắc không sao”. Tuy nhiên, nếu vượt quá giới hạn được phép, khách có thể bị phụ thu thêm phí lưu trú, giường phụ, ăn sáng, mất quyền sử dụng một số tiện ích trong gói đặt phòng và tệ hơn là bị từ chối nhận phòng.
Các vấn đề về an toàn phòng cháy chữa cháy hay tình huống khẩn cấp
Trong những tình huống khẩn cấp như cháy nổ, chập điện hay cần sơ tán nhanh, việc nắm rõ số lượng người lưu trú trong từng phòng là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn. Lối thoát nạn, chiều rộng hành lang, số lượng cầu thang và trang thiết bị phòng cháy chữa cháy đều được thiết kế dựa trên mật độ người sử dụng tính theo diện tích sàn. Nếu số người thực tế vượt quá quy định, nguy cơ ùn tắc khi thoát hiểm, chậm trễ sơ tán hoặc thiếu thiết bị hỗ trợ là hoàn toàn có thể xảy ra.
Thực tế, tại các khu vực du lịch đông khách như Đà Lạt, Vũng Tàu, Phú Quốc…, nhiều khách sạn từng bị kiểm tra đột xuất bởi chính quyền địa phương, đơn vị phòng cháy chữa cháy hoặc cơ quan quản lý du lịch. Khi phát hiện lưu trú vượt số người cho phép, không chỉ khách sạn bị xử phạt mà người thuê cũng có thể bị mời làm việc, buộc rời khỏi nơi lưu trú và mất trắng tiền phòng.
Du khách có thể bị từ chối phòng
Dù vậy, không ít người vẫn giữ tâm lý chủ quan: “ngủ tạm một đêm, không dùng dịch vụ gì nhiều thì chắc không sao”. Tuy nhiên, chính sự xem nhẹ này lại có thể dẫn đến nhiều hậu quả không mong muốn từ chi phí phát sinh vì yêu cầu thêm dịch vụ cho đến nguy cơ mất an toàn, đặc biệt nếu có sự cố xảy ra.
Việc lưu trú quá số người quy định sẽ ảnh hưởng đến bài toán kinh doanh của khách sạn
Về phía khách sạn, việc giới hạn số người trong mỗi phòng không chỉ là nguyên tắc vận hành mà còn giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ. Trước khi khách nhận phòng, nơi lưu trú đã chuẩn bị sẵn các vật dụng cá nhân như khăn tắm, bàn chải, dép, áo choàng, nước uống… đúng theo số lượng khách đăng ký. Nếu phát sinh thêm người, khách sạn sẽ phải cung cấp thêm vật dụng, đồng nghĩa với việc phát sinh thêm chi phí và công sức vận hành.
Các vật dụng cá nhân đã được các cơ sở lưu trú chuẩn bị đầy đủ số lượng từ trước
Không chỉ vậy, số lượng khách vượt mức còn kéo theo lượng điện, nước sử dụng tăng cao. Trong khi đó, mỗi phòng đều được tính toán mức tiêu thụ hợp lý để cân đối giữa chi phí và lợi nhuận. Do đó, để duy trì hiệu quả kinh doanh, nhiều khách sạn sẽ áp dụng phụ thu hoặc giới hạn quyền lợi như giường phụ, suất ăn sáng, dịch vụ đi kèm… nếu số khách ở vượt quá quy định. Về lâu dài, điều này vừa giúp kiểm soát chi phí vận hành, vừa tránh tạo ra sự thiếu hụt cho các khách khác trong cùng khu lưu trú.
Vì thế, du khách cần lưu ý những yếu tố sau khi đặt phòng khách sạn du lịch:
- Kiểm tra kỹ thông tin về số lượng khách tối đa từng hạng phòng
- Đọc kỹ phần “Phụ thu thêm” (trẻ em, giường phụ, ăn sáng…)
- Gọi điện xác nhận nếu đi cùng trẻ em trên 6 tuổi
- Đặt phòng sớm để chọn được phòng phù hợp với quy mô nhóm.
Hoặc