Trong môi trường công sở, không ít người thường nghĩ để bản thân có tiếng nói, mình phải có “khí chất lãnh đạo”. Thế nên có 1 quan niệm phổ biến là nếu một người học được cách trông giống một nhà lãnh đạo, họ sẽ được người khác đối xử như một nhà lãnh đạo.
Tuy nhiên, John Bowe - Chuyên gia giao tiếp và thuyết trình, đồng thời là tác giả cuốn sách I Have Something to Say: Mastering the Art of Public Speaking in an Age of Disconnection (Tạm dịch: Tôi có điều muốn nói: Làm chủ nghệ thuật diễn thuyết trước công chúng trong kỷ nguyên thiếu kết nối), cho rằng: Ngoại hình, vẻ bề ngoài hay ngôn ngữ cơ thể chỉ là những yếu tố hỗ trợ. Chúng không thực sự quyết định khả năng dẫn dắt một đội nhóm hay doanh nghiệp.
Theo ông, năng lực lãnh đạo thể hiện rõ qua khả năng đưa ra phán đoán đúng đắn, đặc biệt là thông qua những gì một người nói và cách họ nói. Những người được nhìn nhận là có uy tín thường biết mình cần nói gì trước khi lên tiếng, truyền tải nhiều ý nghĩa bằng ít từ hơn, biết cách đơn giản hóa những vấn đề phức tạp và quan trọng nhất là biết khi nào nên im lặng.
Đây không phải năng khiếu bẩm sinh mà là kỹ năng hoàn toàn có thể rèn luyện. Và theo John Bowe, có 2 điều quan trọng nhất cần bắt đầu.
1. Nói ít đi
John Bowe cho rằng một trong những cách nhanh nhất để làm suy yếu uy tín của bản thân là nói quá nhiều.
Ảnh minh họa Pinterest
Hãy thử tưởng tượng trong một cuộc họp, đồng nghiệp hỏi: “Báo cáo có thể hoàn thành vào thứ Ba không?”. Một người có thể trả lời dài dòng rằng: “Tôi nghĩ chắc là chúng ta có thể hoàn thành vào thời điểm đó? Hiện vẫn đang chờ một vài số liệu từ bộ phận tài chính, nhưng tùy tình hình, nếu nhận được số liệu vào sáng thứ Hai hoặc muộn hơn, trước khoảng 3 giờ chiều thì... tôi nghĩ thứ Ba có lẽ vẫn khả thi”.
Trong khi đó, một câu trả lời khác chỉ đơn giản là: “Có. Chúng ta sẽ hoàn thành vào thứ Ba”.
Theo kinh nghiệm của John Bowe, người càng ở vị trí cấp cao thì câu trả lời của họ thường càng ngắn gọn. Nhân viên cấp dưới đôi khi có xu hướng nói ra toàn bộ quá trình suy nghĩ, cố gắng chứng minh mình hiểu vấn đề hoặc giải thích quá kỹ. Nhưng với người nghe, điều đó không phải lúc nào cũng cần thiết.
John Bowe gọi những phần dư thừa trong lời nói là “verbal clutter” - Sự lộn xộn trong ngôn ngữ. Những từ như "à”, “ừm”, “bạn biết đấy” không bổ sung thông tin nhưng lại khiến người nghe phải tập trung nhiều hơn. Những cụm từ như “tôi nghĩ”, “có lẽ”, “kiểu như”, “tôi chỉ muốn nói nhanh rằng...” cũng có thể khiến một câu nói trở nên thiếu chắc chắn.
Bên cạnh đó, cách diễn đạt dài dòng, thuật ngữ chuyên môn khó hiểu, những phần giải thích ngoài phạm vi câu hỏi hay quá nhiều bối cảnh không cần thiết đều có thể khiến thông điệp chính bị loãng.
Vì vậy, thay vì nói “khoảng sáu hoặc bảy”, hãy nói “bảy” nếu đó là con số phù hợp. Thay vì vòng vo về việc có thể nhận số liệu vào lúc nào, hãy nói thẳng: “Nếu nhận được số liệu trước 3 giờ chiều thứ Hai”. Càng loại bỏ được những từ không cần thiết, thông điệp càng rõ ràng.
2. Đưa câu trả lời lên trước
John Bowe cho rằng nguyên tắc tiếp theo thậm chí còn đơn giản hơn: Mỗi khi được hỏi, hãy bắt đầu bằng chính câu trả lời.
Nếu được hỏi dự án sẽ ra mắt khi nào, hãy bắt đầu bằng: “Thứ Ba”.
Nếu được hỏi có ủng hộ đề xuất hay không, hãy nói: “Có” hoặc “Không”.
Nếu được hỏi chuyện gì xảy ra với thương vụ mua lại, hãy trả lời: “Chúng tôi quyết định không tiếp tục”.
Sau đó mới đưa ra lý do. Theo John Bowe, người nói có thể trình bày khoảng 3-5 luận điểm để giải thích cho câu trả lời. Chẳng hạn: “Chúng tôi quyết định không tiếp tục vì 3 lý do. Thứ nhất, hiệu quả kinh tế đã thay đổi. Thứ hai, quá trình thẩm định phát hiện một vấn đề về pháp lý. Thứ ba, chúng tôi cho rằng có cách sử dụng nguồn vốn này hiệu quả hơn”.
Cách trả lời này tạo cảm giác có thẩm quyền bởi suy nghĩ đã được sắp xếp có hệ thống. Người nghe nhanh chóng hiểu người nói muốn đi đến đâu và có lý do để tiếp tục theo dõi.
John Bowe lưu ý rằng không phải câu hỏi nào cũng có thể trả lời theo một công thức cứng nhắc. Việc quá đơn giản hóa vấn đề hoặc thể hiện sự chắc chắn giả tạo cũng không phải điều cần hướng tới. Mục tiêu là phân biệt giữa “thông tin người nghe thực sự cần nghe” và “những thông tin mà bản thân người nói biết nhưng không nhất thiết phải đưa vào câu trả lời”.
Theo ông, khi một người luyện được cách nói ngắn gọn, trực tiếp và hình thành thói quen đưa câu trả lời lên trước, họ sẽ dần kiểm soát được việc nói lan man, loại bỏ những thói quen ngôn ngữ không cần thiết và đưa ra những phản hồi có chủ đích, dễ theo dõi hơn, ngay cả khi chủ đề rất phức tạp.
Đáng chú ý, kỹ năng này còn có thể giúp người nói bớt căng thẳng và tự tin hơn. Khi không còn phải cố gắng “diễn” hay “tỏ ra” có uy quyền, sự tự tin sẽ trở nên tự nhiên hơn.
Bởi suy cho cùng, ở công sở, để người khác muốn lắng nghe mình không nhất thiết phải nói thật nhiều. Đôi khi, quyền lực trong giao tiếp lại bắt đầu từ khả năng biết nói điều cần nói và im lặng đúng lúc.
Hoặc